Wettbewerb

Wie du dich mit einer smarten Business-Architektur von deinem Wettbewerb abhebst.

Kennst du die Unternehmer, die gerade an einer neuen Business-Idee arbeiten und nichts davon erzählen wollen? Denn sie haben Angst , dass man ihre Idee stehlen könnte. Oder kennst du die kritischen Stimmen, die sagen, dass es deine Idee bereits gibt? Sie glauben, dass es etwas komplett Neues braucht, um erfolgreich zu werden. Beide Verhaltensweisen basieren auf der gleichen Annahme: Dass das Produkt der entscheidende Faktor für den Erfolg deiner Firma ist.

Natürlich ist ein gutes Angebot, welches ein echtes Problem löst, ausschlaggebend. Aber das Angebot selbst macht deine Firma nicht erfolgreich. Abgesehen von den wirklich neuen Erfindungen, sind die meisten Produkte und Dienstleisten alle bereits in dieser oder jener Form vorhanden. Die wirklich wichtigen Faktoren für den Erfolg deiner Firma sind zum einen deine Marke und zum anderen deine Business-Strukturen.

Ein vielleicht bereits zu viel erwähntes Beispiel ist immer noch McDonalds. Ja, man kann mit Sicherheit bessere Hamburger kochen als sie. Doch ihre Business-Strukturen ist so fein ausgearbeitet, dass kein anderes Unternehmen es schafft, die gleiche Qualität in der gleichen Zeit so hinzubekommen. Und das auf der ganzen Welt.

Die Business-Systeme sind wie die Zahnräder einer edlen Uhr. Sie müssen alle sehr präzise miteinander laufen. Nur dann gibt es keine Diskrepanzen auf lange Sicht. Doch was sind die wichtigsten Systeme, die du als Unternehmer aufbauen solltest?

Optimiere deinen Prozess in diesen 7 Bereichen

01.

Die Wert­­schöpfungs­­kette

02.

Der Kunden­­kontakt

03.

Das Marketing

04.

Die Mitarbeiter

05.

Die Finanzen

06.

Die Strategie

07.

Reporting & Controlling

Du

Lass uns dein Business analysieren

01.

Die Wertschöpfungskette

Einer der wichtigsten Business-Prozesse ist natürlich die Lieferung der Leistung. Hier ist der Kunde stark involviert und deshalb sollte dieser Teil besonders gut funktionieren. Du kannst es dir wie ein Restaurant vorstellen. Hier sind wir im Sitzbereich für die Gäste. Dass hier besonders auf Sauberkeit, schönes Ambiente und gepflegtes Personal Wert gelegt werden sollte, ist selbstverständlich. Doch welche Systeme brauchen beispielsweise Dienstleister, wie Marketingagenturen, Freelancer und Berater?

Kundenonboarding: Nehmen wir an, du hast einen neuen Kunden gewonnen. Juhu, herzlichen Glückwunsch. Du hast jemanden von deinem Angebot überzeugen können. Genau hier passieren dann plötzlich viele Fehler. Der Kunde hat sich war auf die Zusammenarbeit mit dir eingelassen, doch er fragt sich immer noch: „War das die richtige Entscheidung? Ist mein Geld wirklich in guten Händen?“ Genau in dieser Phase der Zusammenarbeit müssen wir unseren Kunden positiv überraschen und zeigen, dass wir echte Profis sind.

Damit dies möglich ist, frage dich folgendes:

  • Welche Fragen bekommst du jedes Mal aufs neue von deinen Kunden?
  • Welche Informationen sind wichtig für eine gelungene Zusammenarbeit?

Das Willkommenspaket

Dazu kannst du beispielsweise ein Willkommenspaket erstellen. Dieses Willkommenspaket ist ein standardisiertes Dokument, was die wichtigsten Informationen darlegt, die für die Zusammenarbeit essentiell sind. Beispielpunkte wären:

E

Einleitung (Drücke deine Dankbarkeit und Freude für die Zusammenarbeit aus.)

E
Was du von der Zusammenarbeit erwarten kannst (Was der Kunde in Bezug auf das Angebot oder die Firma erwarten kann.)
E
Was ich von dir erwarte (Pflichten, die der Kunde in der Zusammenarbeit eingeht.)
E
Was du von mir erwarten kannst (Was der Kunde von dir als Person erwarten kann.)
E
Logistik der Zusammenarbeit (Rechnungsdaten, Kontaktdaten, etc.)
E
Bonus (Überrasche deinen Kunden mit einem Geschenk.)
E
Nächste Schritte (Was der Kunde als nächstes machen soll/kann.)

Dieses Willkommenspaket ist eine ideale Möglichkeit, Erwartungshaltungen zu klären. Immer wieder geraten Dienstleistungsprojekte aus dem Ruder, weil der Kunde seinen Teil der Zusammenarbeit nicht erfüllt. Im Willkommenspaket kann man sehr gut klar machen, dass das Projekt nur erfolgreich sein kann, wenn er seine Verantwortung ebenso wahrnimmt.

Auch ist dieses Dokument gut geeignet, um die Zahlungsbedingungen noch einmal darzulegen. Wenn die Rechnung beispielsweise vor der Zusammenarbeit fällig wird, dann kannst du diesen Punkt bei „Nächste Schritte: Begleiche bitte die Rechnung“ noch einmal darlegen.

Tipps für das Willkommenspaket:

Standardisiere das Dokument so viel wie möglich. Informationen, die kundenspezifisch sind und für jeden Kunden geändert werden müssen, kannst du im Template mit einer markanten Farbe highlighten. So kannst du das Template kopieren und weißt sofort, welche Teile des Dokuments noch bearbeitet werden müssen.

Du möchtest wissen, wie du dich von deinem Wettbewerb abheben kannst? Dann buch dir einen Termin zum kostenlosen Mini-Coaching.

Lieferung der Leistung

Nachdem du den Kunden offiziell aufgenommen hast, geht es nun an die Lieferung der Leistung. Hier kannst du dir überlegen, welche Unterlagen du produzieren kannst, damit du dir die Lieferung der Leistung leichter machst.

Gibt es bei deiner Leistung eine Art Konzeptionsphase oder eine Anforderungsaufnahme? Dann ist ein Arbeitsbuch, welches Standardfragen aufzeigt, auf die Kunden eine Antwort haben müssen, eine funktionierendes Mittel. Machst du bei der Erfüllung der Leistung immer wieder die gleichen Schritte? Dann ist eine Checkliste oder eine Dokumention eine gute Möglichkeit die Qualität zu verbessern.

Außerdem erlaubt es dir, die Arbeit an Mitarbeiter abzugeben. Kannst du Templates kreierten, die standardisiert sind und dennoch Möglichkeiten bieten, an den Anforderungen des Kunden angepasst zu werden? Dann wirst du durch dieses Vorgehen, um ein Vielfaches effizienter in der Arbeit.

Tipps für die Lieferung:

Dieser Teil der Leistung wird umso besser, desto standardisierter dein Angebot ist. Überlege, in welchem Modus du mit deinen Kunden arbeitest: „Lieber Kunde, was brauchst du? Mein Stundensatz ist X“ oder „Lieber Kunde, ich habe eine Herausforderung bei dir identifiziert und ich kann dir dafür eine Lösung anbieten für XY Euro.“

Empfehlung:

System zur Lieferung und Leistung

Wer Zeit gegen Geld tauscht, muss für jeden neuen Euro immer wieder die gleiche Energie investieren.

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Projektübergabe

Nicht nur der Beginn der Zusammenarbeit ist eine wichtige Phase, sondern auch das Beenden. Egal wie gut oder schlecht das Projekt gelaufen ist; es ist wichtig, dieses professionell zu übergeben. Die Übergabe des Projekts ist dann erfolgreich, wenn der Kunde das Gefühl hat, alle Informationen zu bekommen, um problemlos weiterarbeiten zu können. Um das zu gewährleisten, kannst du ein Template für ein Übergabedokument mit den folgenden Punkten erstellen.

E
Einleitung: (Wertschätzung für die Zusammenarbeit ausdrücken)
E
Gelieferte Leistung (Liste alle Leistungen, die geliefert wurden auf und verlinke sie, für einen schnellen Zugriff.)
E
Hinweise zur Weiterarbeit (Gib deinem Kunden wichtige Informationen, damit er problemlos weiterarbeiten kann.)
E
Bonus (Überrasche deinen Kunden erneut positiv mit einem Geschenk.)
E
Wie es weitergehen könnte (Zeige deinem Kunden, dass du noch andere Angebote in deinem Portfolio hast)

Tipps für die Projektübergabe:

Der Punkt „Gelieferte Leistung“ ist eine ideale Möglichkeit dem Kunden zu zeigen, dass er für sein Investment sehr viel Wert von dir erhalten hat. Liste den Wert so kleinteilig wie möglich auf, damit dieses Wertvolumen deutlich wird.

02.

Der Kundenkontakt

Zu Beginn haben wir uns mit der Wertschöpfungskette beschäftigt, da dies der eigentliche Kern deines Unternehmens ist. Aber auch der Kundenkontakt, der an diversen Stellen immer wieder stattfindet, kann und sollte systematisiert werden.

E

Terminvereinbarung

Wie vereinbarst du mit deinem Kunden Termine? Schreibt ihr euch mehrere E-Mails hin und her, bis ihr dann einen Termin identifiziert habt, wo beide Parteien Zeit haben? Oder nutzt du ein Termin-Buchungstool, wie beispielsweise Calendly, bei dem dein Kunde Zugriff auf deinen Kalender bekommt, um sich dann einen passenden Termin heraussuchen zu können?

E

E-Mail-Verkehr:

Wie gut strukturiert ist dein E-Mail-Verkehr? Sind deine Mitarbeiter in der Lage, auf deine E-Mail-Konversationen zu schauen, wenn du nicht da bist? Werden die Kunden-E-Mails mit deinem CRM synchronisiert, damit alle relevanten Informationen an einem Ort sind? (ActiveCampaign Plus) Hast du ein E-Mail-Ticketsystem, wie beispielsweise Helpscout, um eine Vielzahl von Kunden-E-Mails systematisch mit deinem Team bearbeiten zu können?
E

Kundenfragen beantworten:

Wie beantwortest du immer wiederkehrende Kundenfragen? Gehst du immer wieder individuell auf die Fragen ein oder hast du FAQs oder Trainingsseiten für deine Kunden? (Google Sites)

Lead-Nurturing: Nicht jeder der auf deiner Website ankommt, ist sofort bereit zu kaufen. Wie systemtisch kann er sich mit deinem Thema und deinem Angebot auseinander setzen? Hast du eine E-Mail-Automatisierung, die deinen Interessenten zum zahlenden Kunden macht? (ActiveCampaign)

E

Up- oder Cross-Selling:

Ein Kunde, der bereits bei dir gekauft hat, vertraut dir, weil er im besten Fall eine außerordentlich tolle Customer Experience bei dir hatte und sein Problem mit deinem Angebot wirklich lösen konnte. Hast du Follow-Up-Angebote, die du diesem bereits existierenden Kunde anbieten kannst? Wie und wann fängt dieser Verkaufsprozess an? Nutzt du ein CRM-System, um dies zu tracken? (Pipedrive oder ActiveCampaign)

Du möchtest diese 7 Teilbereiche smart strukturieren und dich somit von deinem Wettbewerb abheben? Dann vereinbare jetzt dein kostenloses Mini-Coaching!

03.

Das Marketing

Nachdem wir uns die Lieferung und dann noch den Kundenkontakt angesehen haben, geht es nun zu den übrigen Prozessen, die es so in einem Business-Alltag gibt.

 

  • Wie kannst du das Social-Media-Posting standardisieren (Asset Library, Posting-Software, Redaktionsplan, Automatic Reposting mit Software)
  • Wie kannst du die Kooperationen mit anderen Marketingplattformen standardisieren → Gastartikel (Standardanschreiben, definierter Prozess, Mediakit etc.)
  • Wie kannst du das Blogging für deine Website standardisieren? (z. B. Redaktionsplan, Checkliste für Texte, Anleitung zum Einstellen ins CMS, Pillar-Content)

Empfehlung:

System zur Lead Generierung

Ein System, in dem du dich ersetzbar machen musst, ist die Lead-Generierung (Marketing).

Wie wird ein Interessent überhaupt auf dich aufmerksam und gelangt in deine Welt? Sorgt dieses System dafür, dass du kontinuierlich neue Leads bekommst, auch wenn du drei Monate offline bist?

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04.

Die Finanzen

  • Wie kannst du das Sammeln von Belegen systematisieren (z. B. GetMyInvoice)
  • Wie kannst du die Zusammenarbeit mit deinem Buchhalter/Steuerberater systematischer machen (z. B. Buchhaltungstool mit Steuerberaterzugriff)
  • Wie kannst du ein regelmäßiges finanzielles Audit machen (Audits in einem Formular)
  • Wie kannst du deine Rechnungsstellung automatisieren/systematisieren?
    Online-Verkauf über Kreditkarte mit automatischer Rechnungsstellung (DigiStore oder EloPage)
  • manuelle Rechnungen mit Rechnungstool (Lexoffice)
  • Automatisierte, wiederkehrende Rechnungen mit Rechnungstool
  • Wie kannst du dein Mahnwesen systematisieren?
  • Mahnvorlagen
  • Automatisiertes Mahnwesen mit Rechnungstool

Empfehlung:

Excel-Vorlagen für deine Finanzplanung

Wenn dein Unternehmen wachsen soll, dann musst du deine Zahlen fest im Griff haben.

Mit diesen Excel-Vorlagen hast du deine Fixkosten immer im Blick, weißt, wie hoch dein Unternehmerlohn sein muss, kannst deine Liquidität managen u.v.m.

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05.

Die Mitarbeiter

  • Wie kannst du das Hiring neuer Mitarbeiter systematisieren? (Stellenausschreibung, Hiringprozess, Stellenbeschreibung, standardisierte Interviewfragen, standardisierte Verträge.) 
  • Wie kannst du das Onboarding eines neuen Mitarbeiters standardisieren? (Willkommenspaket, Checkliste für Admins, Präsentation zur Firma, Brand, Werte, Vision)
  • Wie kannst du die Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter standardisieren? (Mitarbeiterevaluation, Zielvereinbarung)

Briefing-Vorlagen:
Vorbereitende Buchhaltung & Office-Management

Damit du dich z.B. aus dem System „Buchhaltung“ zu 100% herausziehen kannst, benötigst du eine VA, die diese Aufgaben kompetent übernimmt.

Mit diesen Briefing-Vorlagen gehst du sicher, dass dein Mitarbeiter genau weiß, was er zu tun hat, um dich dauerhaft zu entlasten.

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06.

Die Strategie

  • Wie kannst du die regelmäßige Reflexion über die Fortschritte und die Richtung deines Unternehmens systematisieren? (Zielsetzungsworkshops mit Arbeitsbüchern)
  • Wie kannst du systematisch prüfen, welche Business-Opportunities sich in deinem Markt entwickelt haben? (Standardisierte Business-Development-Analysen)
  • Wie kannst du ein regelmäßiges Quality-Audit systematisieren? (Bewertungsbögen, Interviews)

Empfehlung:

Business Blueprints

Die Business Blueprints sind Sammlungen von spezifischen Mini-Produkten für eine bestimmte Berufsgruppe.

Sie sollen dir zeigen, welche strategischen Dokumente du genau benötigst, um in deiner Branche ein skalierfähiges Business aufzubauen und somit aus der Zeit-gegen-Geld-Falle zu kommen und passives Einkommen zu erwirtschaften.

Hier findest du u.a. Business Blueprints für Webentwickler, Copywriter, Konzernberater und Designer. 

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07.

Das Reporting & Controlling

  • Wie regelmäßig müssen Abteilungsreports angefertigt werden? Wer muss an wen berichten?
  • Wie werden die Einzelreports vom Controlling analysiert? Welches Reporting geht an den Geschäftsführer?

Wo stehst du gerade?

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Gemeinsam finden wir heraus, wo deine Business-Baustellen sind und welche Schritte du als Nächstes gehen kannst.

Endlich raus aus der Zeit-gegen-Geld-Falle und deinem eigenen Hamsterrad: Lass dein Business gesund wachsen und mach dich als Unternehmer mit Strukturen entbehrlich. Ich helfe dir dabei.